Déménager votre entreprise : 6 pièges à éviter
120 000 entreprises déménagent chaque année en France, avec pour enjeu vital le transfert de leurs infrastructures informatiques et téléphoniques… et de possibles mauvaises surprises. Si vous projetez de déménager votre entreprise, le maître mot est l’anticipation. Comptez en moyenne 2 à 6 mois de préparation selon la taille de votre entreprise. Comment vous y prendre pour assurer la continuité de service et échapper aux pertes d’exploitation ? Voici les 6 pièges à éviter pour réussir votre déménagement.
Choisir le lieu avant d’en connaître l’éligibilité
Décider d’une nouvelle adresse sans avoir vérifié les offres Internet, c’est un peu comme mettre la charrue avant les bœufs. Si votre entreprise ne se situe pas dans une zone éligible au très haut débit, faire installer de nouvelles infrastructures risque de vous revenir très cher.
Il est donc primordial de vous renseigner d’abord sur les forfaits et les types de connexion disponibles chez les Fournisseurs d’Accès Internet. Permettent-ils d’obtenir le débit nécessaire à la taille et au domaine d’activité de votre entreprise ? Êtes-vous éligible au SDSL, au VDSL ou à la Fibre optique ?
C’est aussi l’occasion de comparer les offres et de faire jouer la concurrence car il est fort probable que vous ayez besoin de changer de FAI.
Résilier votre abonnement téléphonique sans vous assurer de la conservation des numéros
Vous déménagez sans changer d’opérateur
Effectuez la demande de transfert de vos numéros auprès de votre Opérateur et vérifiez si cela est possible
Attention si vous étiez encore en Numéris
Il n’est désormais plus possible de déménager des lignes Numéris. La seule solution sera alors de passer à la VoIP et aux lignes SIP. Vous pourrez garder vos numéros géographiques quelle que soit votre nouvelle adresse.
Vous changez d’opérateur
Demandez la portabilité de vos numéros chez votre nouvel Opérateur AVANT de résilier votre offre actuelle. Vérifiez également les CGV de votre ancien Opérateur : certains exigent 3 mois de préavis.
Négliger les délais de mise en service
Les délais pour relier votre nouvelle adresse au très haut débit
Comptez en moyenne 2 à 4 semaines pour un lien ADSL, 5 à 6 semaines pour un lien SDSL et 8 à 14 semaines pour de la Fibre.
Les délais pour créer vos nouvelles lignes téléphoniques
En Numéris, il fallait compter en moyenne 3 semaines pour la création d’un TO et 2 mois pour la création d’un T2.
En VoIP, les lignes sont activées immédiatement. La redirection des appels est instantanée dès lors que votre support internet est actif.
Vérifier le câblage de vos nouveaux locaux qu’à la dernière minute
Trop d’entreprises oublient de vérifier s’il existait déjà des téléphones dans leurs nouveaux locaux avant leur arrivée. Si ce n’est pas le cas, Orange devra venir installer une tête de ligne téléphonique, ce qui nécessitera 2 mois de délai supplémentaire avant toute création de ligne. Cela peut arriver dans les bâtiments neufs occupés trop vite ou pour lesquels Orange rencontre un problème technique (voirie, accident de chantier…).
Avec la téléphonie VoIP, votre réseau de postes téléphoniques nécessitera peu de câblage : il vous suffira de réutiliser les prises RJ45 si elles existent déjà. Pensez à vérifier le bon fonctionnement du câblage informatique préexistant à l’aide d’un équipement spécifique pour voir si les prises respectent les normes. Attention aussi à un mauvais agencement des prises électriques ou réseau : vous risquez d’être envahi par les rallonges !
Provoquer une interruption de service
Que se passera-t-il pendant le déménagement proprement dit ? L’accès à vos numéros de téléphones ou à certaines données va-t-il être interrompu ? Vous pourriez penser que les lignes téléphoniques de votre entreprise restent inactives pendant le déplacement de votre standard téléphonique.
Pourtant la coupure pendant le transport n’est pas une fatalité. Quand vous êtes en VoIP, il est possible d’assurer la continuité de service grâce au renvoi d’appels temporaires. Votre prestataire redirige les appels à destination de votre entreprise vers des lignes de secours ou des numéros de téléphone mobile.
Une autre solution consiste à passer à la téléphonie hébergée chez votre Opérateur. Il suffira de brancher vos postes sur le réseau internet de vos nouveaux locaux et vos numéros suivront tout simplement.
Oublier de revoir votre organisation téléphonique
Chaque déménagement est l’occasion de mettre vos équipements à niveau en vous posant les bonnes questions sur les nouveaux choix technologiques à disposition. Le passage à la VoIP vous permettra d’optimiser vos 2 réseaux, informatique et téléphonique. Votre emménagement se déroulera plus aisément qu’à l’époque de la technologie Numéris, sans compter les économies réalisées.
Profitez-en pour repenser votre accueil téléphonique pour améliorer encore le traitement de vos appels : standard, SVI, convergence fixe-mobile, flex office… Renouveler vos équipements s’avère souvent plus intéressant que vouloir réadapter l’ancien à tout prix. De nouveaux casques, softphones et téléphones IP vous offriront davantage de confort et de fonctionnalités.