Pré-décroché professionnel
Qu’est-ce que le prédécroché téléphonique ?
Définition du prédécroché
Le prédécroché est un message vocal de bienvenue sur un standard téléphonique virtuel, servant à informer l’appelant. Cela lui permet de savoir que son appel est pris en compte et lui rappelle, par la même occasion, avec qui il est en contact. En effet, une erreur de numérotation est toujours possible. Ce message dure seulement quelques secondes.
Pourquoi le prédécroché est-il si important pour les entreprises ?
Cette fonctionnalité du serveur vocal interactif (SVI) est très importante pour n’importe quelle entreprise, car cela permet de donner une bonne impression au correspondant. Il s’agit donc de montrer la société à son avantage.
Comment le prédécroché renforce-t-il la première impression de l’appelant ?
L’importance de la première impression dans la téléphonie
Pour éviter que l’appelant ne stoppe la communication avant d’avoir eu son interlocuteur au bout du fil, il est crucial de donner une bonne impression dès le départ. Le message du pré décroché doit donc accueillir dans la convivialité, tout en restant utile et professionnel.
Le rôle du message de bienvenue dans la communication d’entreprise
Le message de bienvenue a plusieurs fonctions. Il peut servir à
- donner une bonne impression
- informer
- faire la promotion, d’un produit ou d’un service, durant l’attente
- susciter l’engagement du client
La musique d’attente : un élément souvent sous-estimé
La musique d’attente contribue également à donner une bonne image de la société. Elle doit donc être agréable à l’oreille de l’appelant et correspondre aux engagements de l’entreprise, d’autant plus qu’un correspondant apprécie rarement patienter.
Comment concevoir un prédécroché efficace ?
Aujourd’hui, il est possible d’enregistrer un message vocal dans une ou plusieurs langues. Si la plupart du temps, l’enregistrement se fait en français, il est aussi possible d’avoir un message bilingue (souvent traduit en anglais), si votre entreprise travaille à l’international. Quel que soit le choix de la langue, il est impératif que le message ne dure pas plus de 20 secondes. Il faut aller à l’essentiel et utiliser un vocabulaire simple. Évitez aussi les connotations négatives.
Concernant la musique d’accueil, elle doit mettre en valeur l’identité de l’entreprise. Attention si vous ne choisissez pas une musique libre de droits. Vous devrez veiller à vous acquitter des droits à la Sacem.
Les erreurs courantes à éviter dans le prédécroché
Pour éviter de perdre des clients au moment de l’accueil téléphonique, Callink vous donne explique ce qu’il ne faut pas faire :
- Enregistrer un message trop long ou trop confus
- Négliger la qualité du son de l’enregistrement audio (voix et musique)
- Ignorer les besoins et les attentes de l’appelant
Le message doit être concis et informatif, et le son de qualité.
Comment le prédécroché s’adapte-t-il aux différents secteurs d’activité ?
Tous les secteurs d’activité n’ont pas les mêmes besoins. Callink s’engage à vous accompagner quelle que soit votre situation. Voici quelques exemples pour y voir plus clair.
Prédécroché pour les hôtels : accueillir et informer
L’accueil téléphonique doit être au minimum bilingue français-anglais, pour les touristes, qu’ils soient étrangers ou non. Le client doit aussi y retrouver les points forts de l’hôtel, tant au niveau des services que des infrastructures (piscine, restaurant…).
Prédécroché pour les cabinets médicaux : rassurer et guider
Les appels aux cabinets médicaux sont complètement différents. Les patients ont besoin de connaître les horaires d’ouverture, et le cas échéant, d’obtenir un moyen de joindre un médecin de garde si le cabinet est fermé ou d’avoir une autre orientation médicale.
Prédécroché pour les agences : promouvoir et orienter
Ici l’annonce peut être classique à l’image d’un message répondeur. Une brève présentation de l’agence et de son équipe, avec les horaires d’ouverture, est suffisante pour les clients.
L’évolution du prédécroché au fil des années
De la simple annonce au répondeur à la formule personnalisée
Aujourd’hui, le message répondeur indiquant que la ligne est occupée et qu’il faut renouveler l’appel est désuet. Les messages peuvent être personnalisés à l’image de la société, tant au niveau des textes que du choix des musiques. C’est ce qui va permettre de faire patienter agréablement l’appelant et ne pas lui donner envie de couper la communication précocement.
L’importance croissante de la bilinguie dans un monde globalisé
Les entreprises actuelles se développent à l’international. La traduction des messages dans une autre langue est donc monnaie courante. Cela permet de donner une image d’ouverture et l’appelant se sent considéré à sa juste valeur.
Les innovations technologiques et leur impact sur le prédécroché
La téléphonie cloud a permis l’arrivée d’innovations en matière de communication. Outre la qualité des appels par la numérisation de la voix, cela a ouvert la porte à la softphonie et permet aux entreprises de rester mobile. En effet, avec le télétravail, les salariés ne se trouvent plus forcément dans les bureaux. Désormais, l’appel peut donc être dirigé vers un smartphone.
Par ailleurs, la technologie offre aussi une solution de téléphonie collaborative, donnant accès à un espace de travail virtuel pour tous les collaborateurs. Après l’étape du prédécroché et une prise en charge par serveur vocal interactif, d’autres outils de communications unifiées UCaaS peuvent donc être utilisés en parallèle, comme le chat.
Pourquoi faire appel à un studio professionnel pour la création de votre prédécroché ?
Pour la création de votre texte de prédécroché et son animation musicale, vous pouvez faire appel à un studio professionnel. Cela vous garantit une qualité audio irréprochable, mais également d’avoir un texte parfaitement adapté aux attentes de l’appelant. C’est aussi l’assurance de conserver une cohérence avec l’image de marque de l’entreprise.