Softphone

Vous êtes à la recherche d’un softphone performant pour moderniser la gestion de vos communications d’entreprise ? Cette technologie présente des arguments qui devraient finir de vous convaincre. Callink vous explique pourquoi. 

Qu’est-ce qu’un softphone et pourquoi est-il crucial pour les entreprises modernes ?

Le télétravail a accéléré l’utilisation de la softphonie au sein des entreprises. Voici quelques explications pour comprendre pourquoi. 

Définition du softphone

Il s’agit simplement d’un téléphone virtuel utilisant le réseau internet pour passer des appels. Cela peut se faire aussi bien depuis un smartphone, qu’une tablette numérique ou un ordinateur fixe ou portable. Puisqu’il est question de téléphonie cloud, la voix est transformée en données numériques, avant d’être retranscrite vocalement. Cela se fait par l’intermédiaire d’un logiciel VoIP. Bien entendu, la ligne est bien reliée à un numéro de téléphone identifiable. 

Les avantages du softphone pour les entreprises

Installer un softphone présente de nombreux avantages pour n’importe quelle entreprise, puisqu’elle n’a plus rien à voir avec la téléphonie traditionnelle PABX. Vous allez donc gagner du temps et être plus performant. 

• La mobilité : c’est le principe même de la téléphonie softphone, puisque c’est une solution de communication dématérialisée et que vous pouvez utiliser votre smartphone. Vous restez donc joignable où que vous vous trouviez. 
• L’installation et l’utilisation : que ce soit l’un ou l’autre, l’interface est très simple. Par exemple, vous pouvez ouvrir ou résilier une ligne téléphonique en quelques clics.  
• Le coût : comme tout se fait en ligne, le prix de cette téléphonie est bien moindre par rapport à un standard traditionnel. En plus, pas besoin d’investir dans du matériel spécifique. Vous avez juste besoin d’une connexion internet de qualité. 
• Les fonctionnalités : elles sont nombreuses, ce qui permet aux équipes de gagner du temps et d’être plus efficaces dans leur travail. Avec votre standard téléphonique virtuel, vous pourrez intégrer des CRM, notamment pour accéder à vos fiches clients et avoir toutes les informations au moment de décrocher. 
• L’expérience client : avec la softphonie, vous serez disponible même en déplacement ou en télétravail, pour répondre aux demandes des clients. Le serveur vocal interactif (SVI) permettra aussi de diriger les clients au bon interlocuteur dès les premières secondes avec la configuration du prédécroché et du transfert d’appel automatisé. 

Comment le softphone s’intègre-t-il dans l’écosystème de la téléphonie d’entreprise ?

La softphonie fait partie intégrante de la stratégie de communication d’une entreprise. En effet, elle permet de communiquer en masse avec les clients, collaborateurs et fournisseurs et de différentes manières. Avec la téléphonie collaborative, il est possible de passer des appels en visio et classiques, de faire des conférences téléphoniques, d’envoyer des mails, d’échanger via la messagerie ou le chat des réseaux sociaux… Le softphone fait donc partie intégrante de l’écosystème de téléphonie d’entreprise, grâce aux nombreux outils disponibles avec l’UCaaS.

Comment fonctionne un softphone ?

Voici quelques explications sur le fonctionnement d’un softphone. 

La technologie derrière le softphone : VoIP et Internet

Pour profiter d’une communication unifiée depuis n’importe quel appareil, il faut évidemment une technologie spécifique. Pour la softphonie, cela passe par la VoIP (Voice Over Internet Protocol), qui n’est rien d’autre que la transmission de la voix et du multimédia par internet. Pour que le système fonctionne, il faut utiliser un logiciel SIP. Bien entendu, il existe différents logiciels SIP sur le marché. 

Softphone vs téléphone traditionnel : les différences clés

Avec la téléphonie traditionnelle, vous êtes limité à gérer des appels entrants et sortants pour votre entreprise. Les échanges softphones sont bien plus diversifiés : appels classiques, conférences, échange en visio, lecture et envoi de mails et de SMS… Cette solution permet donc d’avoir une communication unifiée depuis les applications d’un téléphone mobile et d’un ordinateur. 

L’interface utilisateur d’un softphone : ce que les utilisateurs doivent savoir

Pour accéder aux fonctionnalités de la téléphonie cloud, tout se passe depuis l’interface logicielle. La bonne nouvelle, c’est que c’est à la portée de tous les utilisateurs, car très simple d’utilisation. Il en sera de même pour la personnalisation des outils. La technologie softphone est donc là pour vous faciliter la gestion de votre entreprise et vous faire gagner du temps au quotidien. 

Les fonctionnalités essentielles d’un softphone pour les entreprises

Parlons maintenant des fonctionnalités qui vous attendent avec cette technologie passant par internet. 

Gestion des appels et des contacts

Cela va bien plus que loin que de répondre aux appels par téléphone. D’ailleurs, vous pouvez aussi lancer des appels depuis le bureau de votre ordinateur, simplement en cliquant sur un de vos contacts. Par ailleurs, vous pouvez aussi enregistrer un appel audio pour pouvoir le réécouter par la suite ou le transmettre à d’autres membres de l’équipe. Vous avez aussi accès à toutes les données clients durant la communication, pour faire un accueil personnalisé ou prendre des notes. Tout cela évite des erreurs, améliore la qualité des échanges et fait gagner un temps précieux. 

Messagerie et communication intégrée

Le softphone étant une communication multicanale, l’accès à la messagerie fait donc partie des intégrations. Vous pouvez donc accéder à votre application mail depuis votre appareil pour lire vos messages et en envoyer.  

Sécurité et confidentialité des communications

En choisissant une solution softphone réputée, comme celle de Callink, vous avez la garantie que vos données seront sécurisées. En effet, vous avez des mises à jour sécurité régulières, avec des contrôles d’accès dans le cloud (IAM) et un chiffrement des données, mais aussi une protection contre la perte de données (DLP).

Intégration avec d’autres outils et logiciels d’entreprise

Comme bon nombre de solutions de téléphonie d’entreprise, l’intégration avec d’autres logiciels est possible. Tout est fait pour que la gestion de vos activités soit facilitée. 

Comment choisir le bon softphone pour votre entreprise ?

Il existe plusieurs solutions disponibles pour profiter de la softphonie. Le choix doit être fait en fonction de plusieurs critères. 

Évaluation des besoins de votre entreprise en matière de téléphonie

C’est la première étape pour profiter d’une offre qui vous donne entière satisfaction. Vous devez donc réfléchir à vos besoins en matière de téléphonie fixe et mobile, d’internet et des outils utiles à la gestion de votre entreprise. 

Comparaison des solutions softphone disponibles

Avec internet, rien de plus facile que de comparer les fournisseurs spécialistes en softphonie, comme Callink. En tout cas, c’est indispensable pour vérifier que toutes les fonctionnalités importantes pour votre activité soient plus incluses dans le forfait. 

L’importance de la compatibilité avec les appareils : ordinateur, mobile et smartphone

Attention, si vous souscrivez une offre softphone, vous devez vous assurer que vos appareils soient bien compatibles. Si ce n’est pas le cas, vous devrez alors le prévoir dans votre budget, car un changement sera alors obligatoire. 

Comment intégrer efficacement un softphone dans les opérations de votre entreprise ?

Voici quelques informations pour que l’intégration de votre softphone soit optimale.

Formation et sensibilisation des collaborateurs

Pour que l’ensemble des outils softphones soit utilisé à bon escient, il est conseillé de sensibiliser et former vos équipes. N’hésitez pas à vous rapprocher de votre fournisseur, afin de profiter de leurs compétences en la matière, comme c’est le cas avec Callink.   

Assurer une transition en douceur depuis le standard téléphonique traditionnel

Le passage entre un standard téléphonique traditionnel et une solution softphone ne se fait pas du jour au lendemain. D’ailleurs, le fournisseur va vous fournir un échéancier, ce qui permettra de savoir comment vous organiser. 

Optimisation du réseau et de la bande passante pour une meilleure qualité d’appel

Puisqu’il s’agit d’un téléphone virtuel utilisant le réseau internet, il est évident que le réseau doit être de qualité. Vous devez donc vous assurer que vous avez le débit suffisant avec votre ligne internet. 

Les défis et préoccupations courants liés à l’utilisation des softphones

Les softphones font désormais partie de la stratégie de communication des entreprises. Si vous faites partie de celles qui ont envie de franchir le pas, vous pouvez aussi avoir quelques interrogations. Voici quelques réponses supplémentaires sur la communication par IP. 

Questions de sécurité et de confidentialité

Comme le softphone est un logiciel installé sur un poste pour faire de la téléphonie via internet, il y a toujours des risques d’intrusion sur réseau informatique, d’écoute, d’attaque… Maintenant, le fournisseur prend des mesures pour garantir la sécurité. Cela passe par le déploiement par étapes, mais aussi par le contrôle d’accès et le chiffrement des données. De votre côté, vous avez aussi à sécuriser votre système téléphonique pour limiter grandement le risque. 

Gestion des problèmes techniques et de la qualité des appels

Concernant la qualité des appels, c’est dépendant de la qualité du réseau internet. Vérifiez bien en amont le débit du réseau, pour savoir à quoi vous attendre par la suite. Pour la gestion des incidents, les équipes de maintenance du fournisseur sont là pour y répondre. 

Comment garantir une expérience utilisateur optimale pour les clients et les collaborateurs ?

Si vous faites les vérifications réseaux en amont, que vous souscrivez une offre adaptée aux besoins de votre activité et un fournisseur réputé comme Callink, que vous formez vos services à l’utilisation des fonctionnalités softphones, l’expérience utilisateur est garantie. 

L’avenir du softphone : quelles sont les tendances à surveiller ?

Il est indéniable qu’il faudra composer avec le softphone d’entreprise à l’avenir. S’il présente déjà de nombreux avantages, il est encore voué à évoluer. 

L’évolution des technologies cloud et VoIP

Avec le déploiement de la fibre sur le territoire national, la qualité du réseau va encore s’améliorer et apporter de nouvelles solutions aux entreprises. Combiné à la softphonie, cela va contribuer à l’augmentation de la productivité et la gestion d’un grand nombre d’appels entrants et sortants, internes et externes. 

L’intégration croissante avec d’autres outils de communication d’entreprise

La téléphonie dématérialisée permet aussi l’intégration d’autres outils de communication, comme le chatbot ou le service assistance. Encore une fois, l’idée est d’apporter une réponse aux utilisateurs dans le besoin et de moderniser l’image de l’entreprise. Tout cela contribue donc à améliorer la réputation de la société. 

Les innovations en matière d’interface utilisateur et d’expérience utilisateur

De plus en plus, les fournisseurs s’attellent à fournir une interface intuitive, pour permettre une communication unifiée simplifiée, que ce soit en fixe (téléphone et PC) ou en mobile (smartphone, tablettes numériques, ordinateurs portables). Les outils collaboratifs sont également plus nombreux et plus complets (boite mail permettant les campagnes marketing, outil de visioconférence…) pour répondre aux besoins des entreprises, tout en s’intégrant à l’interface softphone.