TÉLÉPHONIE CLOUD

Vous cherchez des renseignements sur la téléphonie cloud ? Callink répond à vos questions !

Qu’est-ce que la téléphonie cloud ?

La téléphonie cloud est de plus en plus utilisée au détriment de la téléphonie analogique (PBX), utilisant le réseau public. Mais en quoi consiste cette nouvelle technologie ? 

Définition et principes de base

La téléphonie cloud utilise une connexion internet pour transmettre la voix de manière numérisée. Elle porte aussi le nom de téléphonie VOIP. De ce fait, vous n’avez plus besoin d’installer un standard physique au sein de votre entreprise. Il est désormais dématérialisé. Il en est de même pour les postes, puisque vous pouvez utiliser les appareils déjà en votre possession (mobiles et ordinateurs). 

Comment fonctionne un système téléphonique basé sur le cloud ?

Les appels passant par le Cloud sont d’abord captés par un micro. La voix est alors transformée en données numériques et retranscrite en mode vocal via internet, pour qu’elle soit restituée de manière authentique à la personne à l’autre bout du fil. 

Pourquoi les entreprises adoptent-elles la téléphonie cloud ?

En ce qui concerne la téléphonie fixe d’entreprise, il est à noter que l’analogique va complètement disparaître dans les années à venir. Il faut donc se tourner vers une solution VoIP, comme c’est déjà le cas pour les mobiles.

Avantages de la téléphonie cloud par rapport aux systèmes traditionnels

Passer par le cloud présente de nombreux avantages. 

• L’évolutivité : vous pouvez changer d’offre, ajouter des options en fonction de vos besoins, aujourd’hui ou dans quelques mois
• Les fonctionnalités : les services proposés sont en constante évolution et toujours plus nombreux
• Le prix : le coût est bien moins élevé que pour une téléphonie traditionnelle, notamment pour les communications à l’international ou passé via un téléphone mobile, et vous bénéficiez en plus de nombreuses fonctionnalités comme les messages multimédias
• L’installation : plus besoin d’avoir un standard physique pour la gestion des appels entrants et sortants

Comment la téléphonie cloud peut-elle améliorer la qualité des appels ?

Avec la téléphonie traditionnelle RTC, il était impossible d’appeler à l’international sans avoir des coûts à la minute exorbitants. De plus, la qualité de la communication laissait à désirer. Aujourd’hui, avec les données numériques, la situation a clairement changé. La mise en relation avec l’interlocuteur est quasi instantanée et la communication est quasiment sans coupure, à condition d’avoir un réseau de qualité. 

La flexibilité offerte par les solutions basées sur le cloud

Comme dit précédemment, la flexibilité est un atout majeur pour les entreprises. En effet, les offres sont adaptables dans le temps, car les besoins d’aujourd’hui, en matière de communication, ne sont pas forcément ceux de demain. 

Les fonctionnalités clés de la téléphonie cloud pour les entreprises

Grâce au cloud, les entreprises peuvent profiter de nombreux services, comme c’est le cas avec Callink. 

Gestion des appels et des numéros

Avec un standard téléphonique IPBX, la gestion des appels entrants et sortants est facilitée, notamment avec les fonctionnalités suivantes 

• serveur vocal interactif (SVI) 
• transfert de ligne
• messagerie vocale avec routage horaire
• mise en attente en musique 
• prédécroché

À cela, vous avez aussi l’affichage du numéro en lien avec la consultation de la fiche client, pour personnaliser l’appel dès les premières secondes. Suivant l’offre souscrite, il est également possible de passer des appels vidéos et de faire des audioconférences. En effet, avec l’UCaaS, vous avez tout un système d’outils à disposition pour passer ces appels. 

Intégrations avec les outils CRM pour une meilleure relation client

En plus, de la gestion des appels, le standard téléphonique virtuel peut être associé à des outils CRM. Ils vous permettent de gagner du temps dans la gestion d’entreprise et de personnaliser votre communication. En effet, grâce à ces intégrations CRM, vous pouvez vous connecter à tous les réseaux de communication, dont les mails et réseaux sociaux. Vous avez aussi la synchronisation avec votre base de données clients et fournisseurs. 

Il est également possible de faire une prise de notes durant un appel ou encore de faire une visioconférence avec des collaborateurs. Cela vous permet donc d’avoir une communication unifiée au sein de l’entreprise, autrement dit de mettre en place une téléphonie collaborative.

L’interface utilisateur : simplicité et efficacité

Comme il est question d’une utilisation en mode SaaS, et donc sans téléchargement, la téléphonie cloud est accessible à tous, sans avoir besoin de faire une formation. 

La mobilité : rester connecté où que vous soyez

Avec la téléphonie cloud, la convergence fixe mobile est désormais possible. Cela signifie que vous pouvez transférer les appels d’une ligne fixe sur une ligne mobile, pour rester joignable en toute circonstance. Par ailleurs, avec internet, il est possible de passer un appel depuis n’importe quel appareil : téléphone fixe, téléphone portable, tablette numérique… C’est la softphonie. 

Comment choisir la bonne solution de téléphonie cloud pour votre entreprise ?

Les PME et les grandes entreprises n’ont pas besoin des mêmes solutions en matière de téléphonie. Chez Callink, vous avez donc le choix entre plusieurs solutions, mais laquelle retenir ? 

Évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise

C’est la première étape pour définir les services nécessaires, afin de mener à bien votre activité professionnelle. Si vous êtes autoentrepreneur, la solution de base incluant un forfait de téléphonie et internet sera suffisant. Vous pourrez ainsi utiliser votre propre téléphone portable et activer un standard téléphonique virtuel sans aucun problème. Vous aurez aussi la possibilité d’utiliser des solutions CRM, notamment pour utiliser vos fiches clients.

Si vous avez une PME ou une plus grande entreprise, vous devez faire le point sur le nombre de lignes dont vous avez besoin d’activer. Bien entendu, le débit du réseau internet a une grande importance. Répertoriez également les intégrations que vous avez besoin de coupler avec votre système de téléphonie via le cloud. 

Dans les deux cas, si vous avez des contrats à l’international, assurez-vous que les pays avec lesquels vous travaillez soient intégrés à l’offre de téléphonie. Si les pays de l’Union Européennes sont inclus, c’est différent avec les autres continents. 

Comparer les offres et les avis des différents opérateurs

Bien entendu, avant de signer pour une offre et un opérateur, vous devez étudier plusieurs propositions. En plus des fonctionnalités affichées et du débit internet, d’autres critères sont à étudier : le prix, les avis clients et le service d’assistance. Ce dernier doit être joignable facilement lorsque vous en avez besoin. 

L’importance de la sécurité et de la maintenance

Étant donné que vos données sont stockées sur le serveur cloud, il est crucial de porter une attention particulière à la sécurité des données. Il est vivement conseillé de choisir une offre de téléphonie de confiance, comme c’est le cas avec Callink. Vous devez aussi veiller à protéger les postes et comptes des utilisateurs avec des mots de passe forts, pour limiter le risque de piratage de lignes. 

Quant à la maintenance, elle est gérée par le fournisseur, puisque l’hébergement est à sa charge, que ce soit en préventif ou en cas de dysfonctionnement. Les mises à jour sont également automatiques. Vous n’avez donc pas cela à gérer. 

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Pourquoi choisir Callink comme opérateur télécom/internet pour les professionnels ?

Callink fait clairement partie des meilleures solutions de téléphonie cloud pour les professionnels et pour plusieurs raisons. 

1. Plusieurs offres disponibles : peu importe votre budget, vous pouvez choisir une solution de téléphonie. Callink est véritablement accessible pour les petites entreprises, avec des fonctionnalités indispensables, comme le standard téléphonique (messagerie vocale avec l’enregistrement d’appels, mise en attente, serveur vocal interactif…).
2. La solution UCaaS pour passer des appels vidéo, audioconférence…
3. La sécurité renforcée contre les piratages 
4. Une interface simple à utiliser

Les avantages exclusifs de l’offre Callink

En plus des avantages déjà énoncés, vous avez des options supplémentaires. En fonction de vos besoins, vous pouvez être intéressé par les appels illimités ou la fibre haut débit, pour une communication sans contraintes. 

Assistance et maintenance : l’engagement de Callink envers ses clients

Le support d’assistance fait aussi partie des points forts de cette solution. Vous pouvez souscrire un contrat de maintenance pour pouvoir joindre l’équipe d’astreinte 24/7. À cela, vous pouvez aussi vous former à l’administration de votre IPBX avec Callink.

Comment intégrer la téléphonie cloud à votre infrastructure existante ?

Après le choix du contrat, il faut aussi penser aux étapes d’intégration, pour que tout cela se passe au mieux et que vos équipes adhèrent à cette nouvelle solution de communication. 

La transition du PBX traditionnel vers l’IPBX virtuel

Pour passer à une offre de téléphonie virtuelle, il faut évidemment avoir un abonnement internet. Ce n’est qu’une fois la ligne opérationnelle que la transition pourra se faire. À ce moment-là, nous devrons

• créer les comptes administrateurs et utilisateurs
• configurer les fonctionnalités (messages d’accueil, Service Vocal Interactif, routage horaire…) depuis l’interface
• ajouter les intégrations nécessaires à votre activité (routage des appels, horaires de fermeture…)

Lorsque tout est opérationnel, nous ferons quelques tests et nous demanderons la portabilité de vos numéros vers votre nouveau fournisseur de téléphonie : Callink. Cela vous permettra de conserver les mêmes numéros, ce qui est indispensable pour une entreprise.

Assurer la continuité des services pendant la migration

Pour assurer la continuité des services durant la migration, il est indispensable de suivre les étapes. Ainsi, vous serez toujours joignable. 

Former les collaborateurs pour une utilisation optimale

Enfin, vous ne devez pas négliger la partie information et formation de vos salariés. C’est fortement recommandé pour que la transition se fasse de la meilleure manière et que vos équipes utilisent l’ensemble des fonctionnalités à leur plein potentiel. Si les besoins de vos équipes ne sont pas les mêmes, en fonction des services au sein de l’entreprise, personnalisez les informations transmises, mais aussi les outils. Dans tous les cas, les cas concrets permettent de mieux comprendre l’utilisation de la téléphonie via internet, alors n’hésitez pas à y avoir recours. 

La sécurité dans la téléphonie cloud : comment protéger vos données et communications ?

Pour assurer la sécurité de la téléphonie hébergée, le fournisseur doit mettre en place des systèmes de protection, mais vous devez également agir de votre côté. Voici ce que vous devez savoir à ce sujet. 

Les mesures de sécurité intégrées dans les solutions cloud

Du côté fournisseur, des plans de réponse automatiques sont intégrés au cloud. Le but est de limiter l’impact, en cas d’intrusion. Il y a également des mises à jour sécurité, une protection contre la perte de données (DLP), des contrôles d’accès dans le cloud (IAM) et un chiffrement des données.

Les bonnes pratiques pour garantir la sécurité des appels et des données

De votre côté, vous pouvez aussi œuvrer pour garantir la sécurité de vos appels et données. Vous pouvez notamment changer les mots de passe de manière régulière et opter pour des mdp forts. Il est également recommandé d’être attentif aux factures, pour détecter une infiltration dans le trafic des communications avec une surconsommation. Pensez aussi à utiliser un VPN (pour le cryptage des données) et un pare-feu (pour protéger votre réseau contre les tentatives d’intrusion). 

Comment Callink assure la protection de vos communications ?

La protection des communications est au centre des préoccupations de Callink. En plus du

respect de la réglementation en vigueur (et notamment sur la protection des données et la sécurité des informations), il y a la sauvegarde de données sur un serveur externalisé. À cela, il faut aussi évoquer le service Bloctel. Si vous y souscrivez, cela vous garantit de lutter contre le démarchage téléphonique abusif.