Standard téléphonique professionnel
Vous avez une entreprise et vous cherchez une solution de téléphonie professionnelle ? Callink vous guide pour faire le meilleur choix en fonction de vos besoins de communication, en interne et en externe.
Qu’est-ce qu’un standard téléphonique professionnel ?
Pour commencer, voici quelques explications sur le standard téléphonique à destination des professionnels.
Définition et rôle du standard téléphonique
Un standard téléphonique sans fil ou filaire est un outil permettant de communiquer en interne et en externe. Cela permet donc de maintenir des relations de qualité avec les clients, les collaborateurs et les partenaires. Le standard téléphonique peut donc relier plusieurs téléphones au sein d’une même entreprise.
Distinction entre standard téléphonique traditionnel et virtuel
À l’heure actuelle, le standard téléphonique PBX traditionnel se voit peu à peu remplacé par le standard téléphonique virtuel. La raison est que l’analogique va s’arrêter dans quelque temps pour laisser la place à la voie numérique (IPBX). Autrement dit, les communications voix (VoIP) passent désormais par internet et sont donc externalisées. La téléphonie cloud permet de s’affranchir complètement des barrières matérielles, d’autant plus que la fibre optique est bien déployée en France.
Pourquoi est-il essentiel pour les entreprises ?
La communication fait obligatoirement partie de la stratégie des entreprises pour faire de la prospection, obtenir des contrats et répondre aux sollicitations, notamment des clients. Concernant les appels reçus, il est essentiel de pouvoir proposer un accueil téléphonique personnalisé et avec un système ayant toutes les fonctionnalités essentielles attendues en entreprise telle que la mise en attente, le transfert d’appel, les annonces d’accueil… Le standard est donc l’outil idéal, il permet d’optimiser les appels.
Comment fonctionne un standard téléphonique professionnel ?
Plusieurs standards téléphoniques pour les professionnels existent aujourd’hui, dont le standard téléphonique IP, physique ou dématérialisé dans le cloud privé ou public. Voici un petit résumé.
Le fonctionnement de la téléphonie IP (VoIP)
Avec le standard téléphonique IP / VOIP la voix est numérisée et acheminée par internet. Vous trouverez également le sigle IPBX. Pour profiter d’une téléphonie IP, cela nécessite donc un branchement à une box internet, souvent via un switch. Vous pouvez donc appeler et être appelé par n’importe quel numéro (fixe, portable, numéros spéciaux).
Les systèmes PABX et IPBX : Quelle différence ?
Comme vous l’avez lu, l’IPBX utilise les données numériques. Vous pouvez donc avoir un standard téléphonique faisant transiter la voix sur le réseau internet, et par la même occasion, une communication multiservices. Avec le PABX, c’est le réseau téléphonique commuté (RTC) qui est utilisé. Il s’agit donc d’un standard téléphonique interne qui doit être relié au réseau téléphonique public, car il fonctionne en analogique. Vous êtes donc limité aux communications voix traditionnelles.
L’importance du réseau et de la connexion internet
Si vous désirez profiter des nombreuses fonctionnalités proposées par le standard téléphonique VoIP, le réseau internet doit être de qualité. Cela vous permettra d’avoir une connexion stable, sans coupures, pour recevoir les appels entrants et en passer.
Les avantages d’un standard téléphonique pour les entreprises
Le standard téléphonique professionnel tend à améliorer l’image de la société, offrant une meilleure crédibilité, mais pas uniquement. Voici d’autres avantages si vous optez pour une offre SIP.
Amélioration de la gestion des appels
Une offre utilisant la VoIP vous permet de gérer vos appels avec les fonctionnalités suivantes
- prédécroché automatique avec redistribution des appels en fonction de la raison de l’appel
- mise en attente personnalisée
- répondeur programmé sur un planning défini
- transfert d’appel sur fixes et mobiles
- regroupage de plusieurs lignes sur un même numéro
- enregistrement des appels
- envoie par mail des messages répondeur
- réattribuer à chaud un numéro à un utilisateur, etc…
Par ailleurs, vous profitez de la technologie softphonie, ce qui signifie que cela fonctionne avec tout type d’appareil (mobile, tablette…), pour être joignable même en déplacement ou télétravail.
Flexibilité et adaptabilité des solutions virtuelles
Une solution de communication virtuelle vous permet de profiter de fonctionnalités toujours plus performantes. Vous pouvez faire votre choix entre différentes solutions à un moment donné et réévaluer vos besoins par la suite. Vous vous affranchissez de la barrière matérielle et les techniciens peuvent intervenir à distance pour toujours plus de réactivité.
Réduction des coûts et optimisation du stock
En faisant le choix des appels numériques, vous allez payer moins cher votre abonnement. En effet, vous n’avez pas besoin d’installer du matériel pour le fonctionnement, hormis une connexion internet. À cela, grâce au Softphone (logiciel téléphone ou logiciel SIP), la maintenance est incluse, puisqu’il s’agit d’une solution hébergée et gérée par un tiers. Par ailleurs, vous pouvez réattribuer facilement des lignes, lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, ce qui vous évite des frais supplémentaires.
Comment choisir la meilleure solution de standard téléphonique ?
En fonction de la taille de votre entreprise et de la nature de vos activités, vous pouvez choisir entre différentes solutions. Vous devez donc prendre en compte le nombre de lignes inclus, le prix et les fonctionnalités souhaitées. À cela, vous devez aussi vous intéresser à la qualité du réseau, au service de maintenance, SAV et assistance. N’oubliez pas également de lire les avis clients.
L’installation et l’utilisation d’un standard téléphonique professionnel
Comment se passe la mise en place d’un tel standard pour votre entreprise ? Voici ce qu’il en est.
Les étapes clés de l’installation
Si vous optez pour un standard téléphonique virtuel, la bonne nouvelle, c’est que l’installation est très simple. Vous n’aurez besoin d’aucun technicien sur place. Tout se configure sur internet. Vous devez juste vous assurer que vos téléphones soient bien compatibles et souscrire une offre, comme celles proposées par Callink.
Gestion des numéros et des lignes : Comment s’y prendre ?
Pour la gestion de vos lignes, tout se passe sur le net puisqu’il s’agit d’une solution SaaS. Vous pouvez donc réattribuer des numéros qui ne sont plus attribués (départ d’un collaborateur), regrouper des lignes pour que tous les appels soient pris en compte (idéal lors de réunions, de congés, de déplacements professionnels…), programmer une convergence fixe mobile (pour le télétravail)…
Les fonctionnalités innovantes des standards téléphoniques modernes
Les fonctionnalités innovantes, comme celles proposées par Callink, sont là pour améliorer l’expérience client et son parcours.
La mise en attente et le système vocal interactif
Il faut tout faire pour éviter que le client ne raccroche sans avoir comblé son attente. Les standards téléphoniques virtuels proposent donc plusieurs services, comme
- le routage horaire, pour basculer vers le répondeur à des périodes définies
- le pré décroché personnalisé, pour avertir que l’appel est pris en compte
- la mise en attente en musique (que vous avez choisie) si le destinataire n’est pas disponible, pour faire patienter
- le transfert de communication en fonction de la raison d’appel
L’intégration avec d’autres services et outils d’entreprise
D’autres outils peuvent être intégrés avec le pack de téléphonie d’entreprise. C’est notamment le cas des appels vidéos ou de la fonction de conférence pour permettre les échanges instantanés à plusieurs interlocuteurs. Par ailleurs, il est possible d’accéder aux fiches clients de l’entreprise, associé à l’affichage du numéro, pour répondre immédiatement à la demande de l’appelant.
Les solutions cloud et la mobilité des postes
À notre époque, la convergence fixe mobile et indispensable, car les collaborateurs ne se trouvent pas toujours dans les locaux de l’entreprise : réunions, séminaires, télétravail… Le cloud permet donc de répondre à cette demande du système, une simple application sur votre mobile peut le transformer en véritable téléphone de bureau.
Comment garantir une communication fluide avec les clients grâce au standard ?
Satisfaire un client permet de le fidéliser. La communication doit donc être de qualité.
Les bonnes pratiques pour une gestion efficace des appels
Pour répondre à tous les appels, d’une manière ou d’une autre, il est important de bien configurer votre standard de téléphonie d’entreprise. Cela va de la configuration du répondeur, en passant par le pré décroché, la mise en attente et le transfert d’appels sur les bons postes.
L’importance d’un service client réactif et professionnel
Comme c’est le cas chez Callink, le SAV doit être réactif si vous devez les joindre. Un problème sur vos lignes d’entreprises peut avoir de lourdes répercussions sur votre activité professionnelle.
Les outils et fonctionnalités pour améliorer la satisfaction client
La satisfaction client passe par toutes les fonctionnalités proposées avec le pack de téléphonie fixe professionnelle et mobile passant par la VoIP : mise en attente, transfert d’appels… L’idée est de le mettre en relation le plus rapidement possible avec l’interlocuteur pouvant répondre à sa demande.