Standard téléphonique virtuel

Vous le savez certainement, le réseau téléphonique commuté (RTC) va progressivement s’arrêter pour laisser la place aux solutions de téléphonie IPBX, fonctionnant avec un signal numérique. Bonne nouvelle, le standard téléphonique IP et virtuel présente de nombreux avantages ! 

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique virtuel ?

Voici quelques explications sur le standard téléphonique virtuel.

Définition et fonctionnement du standard téléphonique virtuel

Un standard téléphonique professionnel virtuel est un outil de gestion d’appel, offrant un accueil vocal et reliant les lignes d’appels des salariés de l’entreprise entre elles, mais aussi avec l’extérieur. Cela permet aussi de distribuer les appels entrants aux bonnes personnes, sans avoir besoin de standardiste. 

Le standard téléphonique virtuel est dématérialisé et passe par le Cloud. Il existe aussi la solution du standard Centrex IP, qui est géré et hébergé chez un fournisseur de téléphonie. , cela signifie qu’aucune installation physique n’est nécessaire, car il n’y a pas besoin de câble, ni de serveur et même pas de postes téléphoniques si vous le souhaitez. La gestion d’appel se fait alors depuis l’interface d’un ordinateur. 

Comment se différencie-t-il d’un standard téléphonique traditionnel ?

Un standard téléphonique virtuel fonctionne exactement de la même manière qu’un standard téléphonique classique PABX. La différence se situe dans le fait que la gestion des appels est externe à l’entreprise, contrairement au standard téléphonique et aux solutions IPBX, PABX qui sont des solutions de téléphonie interne à la société. 

Pourquoi les entreprises adoptent-elles cette solution ?

Si les entreprises se tournent de plus en plus vers une solution de standard téléphonique virtuel, c’est pour plusieurs raisons. 

L’évolution de la téléphonie vers le cloud

Au début du standard téléphonique, il fallait un opérateur pour transmettre les appels aux bonnes personnes. Par la suite, c’est un logiciel qui gérait cette fonction. Aujourd’hui, avec la téléphonie hébergée, c’est une interface logiciel qui prend le relai. Un standard téléphonique PBX garantit également un fonctionnement 24/24h et 7/7j.

Les avantages économiques et opérationnels pour les entreprises

Avec la téléphonie cloud, la réduction des coûts est une évidence, car cela ne nécessite pas d’équipementier pour installer du matériel. On s’affranchit de matériel qui peut tomber en panne.

À cela, il faut aussi prendre en compte le côté pratique pour une entreprise, puisque les appels sont transmis très rapidement, ce qui permet d’optimiser le temps de travail. Bien entendu, cela fonctionne également avec le télétravail ou en cas de déménagement de la société. 

Comment la solution virtuelle répond-elle aux besoins des entreprises modernes ?

Vu que la gestion se passe depuis les ordinateurs de l’entreprise, en se connectant à l’interface du standard virtuel, il est possible de le configurer en fonction des besoins de la société. Cela permet donc d’avoir une organisation optimisée et des fonctionnalités personnalisables (double appel, boîte vocale automatique sur des créneaux horaires définis…). 

C’est aussi l’assurance d’avoir une solution softphonie, autrement dit compatible avec n’importe quel appareil, mais aussi que la téléphonie d’entreprise fonctionne peu importe le lieu où se trouvent les salariés. C’est donc compatible avec le télétravail. 

Les fonctionnalités clés d’un standard téléphonique virtuel

Un service de standard téléphonique virtuel offre évidemment diverses fonctionnalités. 

Gestion des appels entrants et sortants

Pour la gestion des appels, un serveur virtuel offre plusieurs services comme 

  • le prédécroché automatique (pour indiquer au client qu’il est au bon endroit)
  • le message d’attente (si l’appel ne peut être pris immédiatement)
  • le regroupage de plusieurs lignes sur un même numéro (pour ne louper aucun appel entrant)
  • la distribution des appels (aux bons interlocuteurs)
  • le serveur vocal (en dehors des heures de travail)
  • le transfert d’appel (notamment pour le télétravail)
  • le répondeur
  • l’enregistrement des appels

Mise en attente avec musique et messages personnalisés

La mise en attente peut être personnalisée. Cela peut se faire avec une musique de votre choix. Il est aussi possible d’enregistrer un message spécifique avec le routage horaire ou de choisir de faire une redirection des appels en fonction des plannings des collaborateurs. 

Redirection des appels vers des numéros mobiles ou fixes

Le transfert des appels peut se faire aussi bien sur une ligne fixe que sur un mobile. Cela permet de pouvoir prendre des appels en dehors de l’entreprise : rendez-vous extérieur, réunion, télétravail…

Serveur vocal interactif (SVI) : comment cela améliore-t-il l’expérience client ?

Avec un standard téléphonique IP, il est possible de faire profiter les clients d’un système offrant un parcours interactif. Cela passe par l’accueil téléphonique personnalisé, avec différentes options pour pouvoir joindre le bon service dans l’entreprise. Le client est alors mis en communication avec le bon interlocuteur, grâce au serveur vocal interactif (SVI). Vous avez aussi le message d’absence qui permet de savoir quand recontacter la personne ou de fournir une autre solution au client, qui ne reste plus sans réponse.

Comment choisir la meilleure offre de standard téléphonique virtuel pour votre entreprise ?

Plusieurs critères doivent être analysés avant de choisir une offre pour bénéficier d’un standard téléphonique dans le cloud

Évaluer la qualité et la fiabilité du service

Avant de souscrire un contrat, prenez quelques renseignements sur l’opérateur et notamment au niveau 

  • du service d’assistance : la manière de le joindre (par téléphone, support en ligne), les aides en ligne mises à disposition (FAQ, tutoriels, blog…)
  • de la qualité du réseau du fournisseur pour avoir une connexion stable 
  • les fonctionnalités pour améliorer la qualité des communications (réduction du bruit, suppression de l’écho…)
  • des avis clients 

Les forfaits disponibles : comment choisir selon les besoins de votre entreprise ?

En matière de téléphonie virtuelle, vous devez faire un choix entre plusieurs forfaits. Pour savoir vers quelle offre vous diriger, réfléchissez à vos besoins en matière de 

  • fonctionnalités et nombre de lignes 
  • la taille de votre entreprise 
  • le secteur d’activité 
  • vos objectifs
  • votre organisation (par exemple travail à distance)
  • votre budget
  • le nombre d’appels et le type (international, appels voix et vidéos, conférences…)

L’importance de la sécurité et de la confidentialité dans la téléphonie virtuelle

En passant par une solution de téléphonie par internet, il est essentiel de s’assurer de la sécurité. Avec la téléphonie Cloud, il faut donc que les données soient cryptées et avoir un stockage sur des serveurs sécurisés.

Comment mettre en place un standard téléphonique virtuel dans votre entreprise ?

Vous voulez mettre en place un standard téléphonique virtuel ? Voici ce qu’il en est de l’installation.

Les étapes d’installation et de configuration

Rassurez-vous, mettre en place un standard téléphonique via le cloud est simple, l’installation ne nécessite aucune intervention physique. Il suffit de choisir l’opérateur et les services dont vous avez besoin, de vérifier la compatibilité des téléphones et appareils le cas échéant, et de définir les numéros de téléphone pour vos collaborateurs 

Concernant la configuration, cela se fait directement depuis l’interface logicielle. Callink configure les horaires d’ouverture et de fermeture, les redirections d’appels, la messagerie vocale…, selon vos besoins.

Intégration avec d’autres solutions de communication d’entreprise

Une communication unifiée UCaaS permet de faciliter la collaboration au sein de l’entreprise. Des solutions peuvent donc être intégrées, comme les appels vidéo, les réunions en ligne, les espaces partagés. 

Formation des employés : assurer une transition en douceur

Lors de la mise en place d’une solution de téléphonie collaborative Voip, il est important d’assurer un accompagnement de vos équipes. Vous pouvez définir un staff qui va se charger d’apporter les informations aux salariés ou d’organiser un temps de formation. De cette manière, les fonctionnalités seront pleinement exploitées. Rapprochez-vous de notre support si vous avez des questions ou des difficultés. 

Les avantages concrets d’un standard téléphonique virtuel pour les entreprises

Voici encore quelques arguments pour finir de vous convaincre. 

Amélioration de la gestion des communications avec les clients

La satisfaction client est un point important pour n’importe quelle entreprise. Si le parcours client est de qualité en répondant à ses attentes, vous ne pourrez manquer aucun appel, ce qui aura des conséquences bénéfiques sur votre chiffre d’affaires. 

Flexibilité et mobilité : travailler de n’importe où

Un standard téléphonique via le Cloud offre aussi les avantages de flexibilité et de mobilité. Par ailleurs, l’offre est évolutive dans le temps si nécessaire : ajustement du nombre de lignes, paramétrages…

Réduction des coûts et optimisation des ressources

Étant donné que vous n’avez pas besoin d’installer de matériel, ni de prévoir de personnel pour la maintenance (elle est incluse dans votre offre de téléphonie virtuelle) et que vous pouvez choisir une formule adaptée à vos besoins, comme une téléphonie en illimité, cela vous permet de réduire les coûts par rapport à une solution de standard interne à l’entreprise. 

Quels sont les défis potentiels et comment les surmonter ?

Un standard téléphonique dématérialisé peut présenter quelques obstacles, mais il existe des solutions pour les déjouer.

Assurer une connexion internet stable et de qualité

Comme il s’agit d’une solution virtuelle, la connexion internet doit impérativement être stable et de qualité. Si elle n’est pas performante (réseau ralenti, coupures…), la transmission de la voix peut être hachée et la communication peut être coupée. 

La formation continue des employés pour maximiser l’utilisation

Il est vivement conseillé de former vos employés à l’utilisation, afin de potentialiser au maximum les atouts d’un standard téléphonique virtuel. 

Gérer les problèmes techniques et garantir un support client réactif

En cas de difficultés, assurez-vous de pouvoir joindre facilement le service client. Prenez donc le temps de contacter les conseillers avant de vous décider et lisez les avis clients.