UCaaS (Unified Communications as a Service)
Qu’est-ce que l’UCaaS et pourquoi est-il crucial pour les entreprises modernes ?
UCaaS : Une définition simplifiée
L’UCaaS est une solution de communications unifiée, basée dans le cloud, ce qui permet de combiner plusieurs outils de communication depuis une même plateforme. Cela nécessite seulement d’avoir un smartphone, une tablette ou un ordinateur connecté à internet.
Pourquoi les entreprises adoptent-elles l’UCaaS ?
Les communications unifiées permettent aux entreprises d’échanger de différentes manières entre collaborateurs, mais aussi avec les fournisseurs et les clients, peu importe l’endroit et à tout moment. Cela leur permet de gagner en productivité, tout en réduisant les coûts de fonctionnement.
Comment l’UCaaS révolutionne-t-il la communication en entreprise ?
La téléphonie cloud permet de connecter les appels audios à d’autres outils de communication, comme la visio, la messagerie instantanée (le chat)… C’est un atout majeur pour une entreprise, puisqu’elle simplifie ses échanges. Elle gagne également en mobilité, car elle peut mener ses activités à distance : embauches par visio, télétravail, déplacements professionnels… La collaboration en interne se trouve donc améliorée et la relation client est également plus fluide.
Du bureau traditionnel au travail à distance : la flexibilité offerte par l’UCaaS
Collaboration améliorée : messagerie, vidéo, chat et plus encore
Grâce à l’UCaaS, les outils de communications sont accessibles depuis une même plateforme. Peuvent donc être utilisés :
- la téléphonie VoIP fixe mobile
- le logiciel de conférence par audio et vidéo
- la messagerie (mail, chat)
En utilisant ces outils et les fonctionnalités qui vont avec, comme la visioconférence avec partage de documents ou tableau blanc interactif par exemple, le télétravail s’organise dans les mêmes conditions qu’au bureau. Par ailleurs, cela permet de fluidifier les échanges, de gagner du temps et d’être plus efficace.
L’intégration avec des outils populaires comme Microsoft Teams et Zoom
Choisir un outil de téléphonie collaborative, comme Microsoft Teams et Zoom, c’est être assuré d’avoir toutes les fonctionnalités indispensables regroupées sous une même interface. De cette manière, vous réduisez les coûts de communication de votre entreprise. En plus de pouvoir mener des réunions à distance sans limite de temps, les outils de messagerie en direct, appels audios et chat sont aussi disponibles.
Les avantages tangibles de l’UCaaS pour les entreprises
Augmentation de la productivité des employés
La flexibilité apportée par l’UCaaS est un atout indéniable pour tous les collaborateurs de l’entreprise.
- Les pertes d’informations et les erreurs sont réduites.
- Les temps de réponse sont améliorés.
- La softphonie permet le télétravail et l’accès aux outils de communication lors de déplacements, pour assurer une continuité.
Une expérience client améliorée grâce à une communication unifiée
Une communication unifiée offre l’avantage d’être plus réactif face aux demandes des clients, notamment au niveau de l’assistance et des demandes de devis. Les outils donnent accès aux informations de la base de données clients, ce qui permet de personnaliser les échanges et de réduire le risque d’erreur. Il est également possible de prendre un appel client, tout en échangeant avec un collaborateur par messagerie directe, pour répondre au mieux à la demande de manière immédiate.
Gestion centralisée des communications : du téléphone à la vidéo
La VoIP sur le cloud permet les appels via internet, ce qui offre de nombreuses fonctionnalités. Au niveau des appels entrants, le standard téléphonique virtuel permet notamment le routage des appels, pour que le client soit directement dirigé vers le bon interlocuteur. Pour la communication en interne, les outils permettent de faire des conférences audio et en vidéo pour une collaboration optimisée.
Comment choisir la bonne solution UCaaS pour votre entreprise ?
Évaluation des fonctionnalités essentielles pour votre équipe
Il est impératif de choisir une solution UCaaS répondant aux besoins de vos équipes. Vous devez faire le point sur les fonctionnalités principales, tant pour votre communication interne qu’externe.
Concernant les communications téléphoniques externes, la fonctionnalité de prédécroché couplé au serveur vocal interactif (SVI) permet une prise en charge immédiate de l’appel avec une redirection vers le bon interlocuteur, ce qui vous permet de gagner en efficacité. L’enregistrement des appels est un autre service permettant d’optimiser votre travail.
Pour les échanges en interne, vous avez les fonctionnalités pour mener des réunions à distance, avec l’audioconférence et la vidéoconférence, mais également les messageries instantanées.
Enfin, regardez les intégrations possibles, notamment pour faciliter la gestion des prises de rendez-vous ou des plannings.
La sécurité : comment votre fournisseur protège-t-il vos données ?
Avec les communications unifiées, les données passent par le Cloud. C’est donc au fournisseur de garantir leur sécurité. Plusieurs mesures sont donc mises en place comme
- l’accès aux visios par une salle d’attente et une connexion via un lien
- la double authentification pour l’accès aux réseaux
- les pare-feux, les systèmes de détection des intrusions, les blocages des attaques
L’importance d’une plateforme évolutive pour les entreprises en croissance
Les besoins d’une entreprise sont en constante évolution. La plateforme sélectionnée doit permettre d’y répondre, ne serait-ce qu’en facilitant l’ajout et la suppression de comptes collaborateurs, en sécurisant les échanges face aux menaces qui évoluent également, l’intégration de nouvelles applications…
Comment Callink se positionne-t-il comme leader dans l’offre UCaaS pour les professionnels ?
Les services et fonctionnalités uniques offerts par Callink
Callink permet aux entreprises, quelles que soient leur taille et activité, de moderniser leur communication interne et externe, en proposant des services de standard téléphonique virtuel, des abonnements téléphoniques et internet, des appels vidéos, ainsi que des équipements de téléphonie. Tous les outils sont présents pour la gestion des communications.
L’expérience client chez Callink : du support à la mise en œuvre
De la demande de devis à l’installation des services et équipements, Callink s’engage à vos côtés. Des techniciens certifiés et réactifs mettront leur savoir-faire à votre service pour vous conseiller et assurer la gestion du service après-vente.
La technologie cloud de Callink : une garantie de fiabilité et de sécurité
Les petites entreprises n’ont pas forcément les moyens techniques et financiers d’assurer la sécurité de leur communication. En choisissant les services de technologie cloud de Callink, plus besoin de vous soucier de la sécurité réseau. C’est leur équipe qui en assure la gestion.
Comment intégrer l’UCaaS dans votre stratégie de communication d’entreprise ?
La transition de la téléphonie traditionnelle vers la VOIP et l’UCaaS
Le passage d’un système de téléphonie traditionnelle vers la VOiP et l’UCaaS se déroulent en plusieurs étapes. Afin que l’intégration soit optimale, commencez par évaluer vos besoins en matière de communication. Vous pourrez alors choisir votre futur fournisseur de téléphonie IP. Vous serez alors averti des étapes de la mise en route, pour une transition en douceur.
Formation et adoption par les collaborateurs : clés du succès
Former vos équipes à l’utilisation des nouveaux outils est indispensable pour que tous les collaborateurs exploitent pleinement les fonctionnalités et ne soient pas réticents à les utiliser. Votre entreprise gagnera alors en productivité et améliorera sa notoriété.
Mesurer le retour sur investissement (ROI) de votre solution UCaaS
Quelque-temps après la transition vers une solution UCaaS, vous devrez analyser les indicateurs de performances obtenus. Cela permettra d’effectuer des ajustements si nécessaire.
Quels sont les défis potentiels de l’UCaaS et comment les surmonter ?
Assurer la continuité des services lors de la transition
Une interruption dans le système de communication d’une entreprise peut avoir de lourdes conséquences. C’est pour cette raison que la transition se fait par étape et que le fournisseur en informe ses utilisateurs.
La gestion des coûts : comment obtenir le meilleur rapport qualité-prix ?
Regrouper toutes ses solutions de communications auprès d’un seul fournisseur permet inévitablement de réaliser des économies. Maintenant, pour obtenir le meilleur rapport qualité prix, il est impératif de comparer plusieurs solutions en demandant des devis sur le web.
Garantir la sécurité et la conformité dans un monde de communications cloud
Si le fournisseur s’engage à la sécurité des données transitant par sa solution cloud, vous devez également sensibiliser vos employés. Cela passe notamment par une connexion internet sécurisée, une double authentification pour les accès aux outils (comme la visioconférence)…