6 astuces pour avancer plus vite dans vos smart meetings
Avant de programmer une réunion en visioconférence qui interrompra le flux de travail de vos collaborateurs, il est nécessaire de bien la préparer en amont afin d’éviter les pertes de temps, les disgressions et le manque de concentration, encore trop souvent monnaie courante pendant les réunions à distance.
Définir un objectif
Veillez à déterminer précisément la nature de votre demande et les participants dont vous avez réellement besoin. Quelques personnes bien choisies peuvent parfois suffire sans avoir à mobiliser toute l’équipe.
Vous pouvez préparer un document à soumettre préalablement aux participants, libres de fournir des commentaires.
Déléguer clairement les rôles
Pour assurer un meeting efficace, pensez à définir les rôles suivants :
- L’animateur : c’est le manager de la réunion qui a décidé de réunir tout le monde
- L’approbateur : les responsables ou partie prenante qui prendront la décision finale.
- Les contributeurs : les collaborateurs qui disposent des informations et vous aideront à atteindre rapidement l’objectif de la réunion.
- Les personnes à informer de la réunion mais qui ne sont pas tenues d’y assister.
Définir une durée et s’y tenir
Créez un ordre du jour qui décrit les sujets de discussion et fixez un format de temps à ne pas dépasser. Les points flash sur des sujets précis sont particulièrement recommandés.
N’hésitez pas à indiquer à vos collaborateurs le temps dont ils disposent pour répondre. Cette économie de temps et d’énergie est la base des réunions qui inspirent des idées nouvelles.
Terminer votre visioconférence par un appel à l'action
Fixer la date de la réunion de suivi ne suffit pas. Désignez les responsabilités de chacun pour la suite des actions à mener. Précisez les deadlines.
Assurez-vous que les notes appropriées ont été prises, les enregistrements effectués et l’outil de gestion de projet bien mis à jour.
L’objectif qui devait être discuté dispose maintenant de leviers d’action et d’une orientation plus claire.
Collaborer de façon créative avec le tableau blanc interactif
Laissez les participants exprimer ce qu’ils ont à partager en utilisant la couleur, la forme, le son, la vidéo et les images à l’aide du tableau blanc. Tout le monde peut ajouter, partager et travailler en temps réel, ou l’enregistrer et le revoir plus tard.
Cet outil est un vrai levier pour renforcer la présence et l’engagement.
Personnaliser l’arrière-plan de vos visioconférences
Téléchargez votre propre arrière-plan, où figure votre marque dans un design personnalisé.
En panne d’inspiration pour votre branding ? Un espace de bureau décontracté avec des étagères de classeurs et des livres feront parfaitement l’affaire.
Vous pouvez y ajouter des éléments incarnant votre univers, votre marché ou vos valeurs afin de renforcer votre culture d’entreprise.