VISIOCONFÉRENCE PROFESSIONNELLE

Qu’est-ce que la visioconférence professionnelle ?

La visioconférence fait partie des outils de téléphonie collaborative. Elle porte également le nom de visio ou vidéoconférence. Elle permet, à la fois, les échanges par audio et par vidéo en simultané, entre minimum 2 personnes. À cela, de nombreux outils de communication peuvent être utilisés durant une vidéoconférence, comme 

• le tableau blanc
• les traductions en direct 
• le partage d’écran et de documents

Pourquoi la visioconférence est-elle essentielle pour les entreprises modernes ?

En permettant les réunions à distance, la visio offre un gain de temps et d’argent considérable aux entreprises, puisqu’il n’y a plus besoin d’organiser des réunions en présentiel. Par ailleurs, cela permet aux professionnels de se rencontrer et de collaborer plus facilement, lorsqu’il y a de la distance entre eux. Enfin, cela contribue à la réduction de l’empreinte carbone, qui est un enjeu actuel fort. 

Les principaux acteurs de la visioconférence

Zoom : Pourquoi est-il devenu le choix préféré de nombreuses entreprises ?

Zoom ne propose pas uniquement une solution de vidéoconférence. Si les entreprises font le choix de cette plateforme de réunion à distance, c’est aussi pour son chat, sa messagerie texte et ses appels audio. À cela, il faut aussi noter les nombreuses applications accessibles directement depuis Zoom. Par ailleurs, des mises à jour et de nouvelles fonctionnalités sont disponibles plusieurs fois par mois. 

Microsoft Teams : Comment se compare-t-il aux autres solutions ?

Comme son nom le laisse présager, Microsoft Teams fait partie de l’environnement Microsoft 365. Cela lui permet de profiter de son système de sécurité avancé. Microsoft Teams se démarque aussi des solutions concurrentes, par le fait que les fonctionnalités de conversation sont utilisables en dehors des visios. 

Google Meet : Quels avantages offre-t-il aux professionnels ?

Avant tout, sachez que Google Meet s’appelait auparavant Hangouts Meet. Là encore, vous l’aurez deviné, il est question du service de visioconférence de Google, appartenant à  

la suite logiciel G Suite. Outre les fonctionnalités présentent chez la concurrence, Meet propose aussi de lancer des sondages. 

Comment choisir le bon logiciel de visioconférence pour votre entreprise ?

Les fonctionnalités essentielles à rechercher

Il est évident que ce n’est pas le budget qui doit diriger le choix de la solution. Avant-tout, chaque entreprise se doit d’étudier les fonctionnalités importantes pour son activité professionnelle. En général, les fonctionnalités suivantes sont fortement appréciées par les pros : 

• le partage d’écran
• le chat
• l’enregistrement des réunions
• les sondages interactifs

La qualité audio et vidéo : Pourquoi est-ce crucial ?

La qualité de l’audio et de la vidéo sont aussi des points importants à prendre en compte. Cela permet de susciter l’intérêt des personnes durant la réunion et de ne pas avoir de perte d’informations. Une bonne qualité favorise également les échanges, tout simplement, car cela donne envie de participer. 

La gestion des participants et des réunions

Pour choisir un logiciel de visioconférence, le nombre de participants a aussi son importance, tout comme la durée maximale de la visio avant la coupure. Pour ne pas être contraint de garder les yeux sur le compteur ou de voir sa réunion se terminer de manière abrupte, prévoyez de choisir une version payante où la visio est possible durant 24 heures continues.

La sécurité et la confidentialité : Comment s’assurer que vos réunions sont sécurisées ?

Les échanges d’informations et de données doivent absolument être sécurisées dans les réunions. Pour vous en assurer, vous pouvez contrôler les accès aux réunions et exiger de vos collaborateurs qu’ils rejoignent la visio depuis une connexion internet sécurisée. Il est également conseillé de choisir une solution permettant de retirer des participants en cours de vidéoconférence, si besoin. Optez aussi pour une authentification deux facteurs.

Matériel et équipement pour une visioconférence optimale

L’importance d’une bonne caméra et d’un bon micro

Pour que vos réunions en visio se déroulent de la meilleure manière, il est essentiel d’être équipé avec une caméra et un micro de qualité. Cela permet de bien comprendre l’interlocuteur (pour avoir toutes les informations et l’intonation de voix, capter l’attention) et profiter des expressions du visage.

L’idéal est d’avoir une caméra full HD, avec l’option de cadrage automatique, si la personne est en mouvement. S’il y a plusieurs participants dans la pièce, une caméra multiple ou à grand angle est également un avantage. 

Logitech Rally : Pourquoi est-ce un choix populaire pour les salles de conférence ?

Logitech Rally est une barre de visioconférence très appréciée par les professionnels, car elle offre de nombreux avantages. 

• Elle est idéale pour les petits espaces de travail.
• Elle offre une caméra 4K avec champ de vision à 120°.
• Elle possède 6 micros omnidirectionnels.
• Elle fonctionne en totale autonomie, via le Cloud.
• Elle est compatible avec Microsoft Teams et Zoom.
• Elle est en capacité de supprimer les échos et bruits de fond.

Les solutions de barre de son et de connexion USB pour une meilleure qualité audio

La qualité de son est primordiale lors d’une réunion à distance. La barre de son doit donc être en mesure de reproduire le son à l’identique. À l’heure actuelle, vous pouvez investir dans une barre de son avec une connexion USB. De cette manière, elle pourra se brancher sur n’importe quel PC et fonctionner avec les logiciels de visioconférences, comme Zoom, Teams et Meet. Prêtez également attention à la portée de captation du micro, au nombre de micros et haut-parleurs. 

Kit de visioconférence : Quels sont les éléments essentiels à inclure ?

Pour organiser des visios, un minimum de matériel est indispensable. Pour le côté pratique et pour réaliser des économies, il existe des kits de visioconférence. En règle générale, ils comportent au minimum 

• un écran tactile avec support 
• un haut-parleur
• une webcam

Pour l’écran tactile, Callink vous suggère de choisir une qualité 4k. Vous pouvez aussi investir dans un kit de visio contenant un bouton de conférence. Cela permet de lancer ou mettre en pause votre conférence vidéo, mais aussi de partager facilement du contenu. 

Installation et mise en place de votre système de visioconférence

Les étapes clés pour une installation réussie

Si vous avez fait votre choix parmi les logiciels de vidéoconférence pour professionnels, l’installation est à la portée de tous. Il vous suffit de le télécharger et de l’installer. Il existe des applications pour les mobiles et smartphones. Ensuite, il suffira de cliquer dessus et de s’identifier pour pouvoir l’utiliser.

Pour lancer une réunion virtuelle, il faut d’abord la créer. Il est évidemment possible de les programmer en avance. Un lien sera alors généré et il sera à transmettre aux participants. Le moment venu, il ne restera qu’à cliquer dessus et à s’identifier. À cela, il ne faut pas oublier de paramétrer l’audio et la vidéo. 

Comment garantir une connexion stable et fiable ?

Pour éviter tout problème de connexion, certaines mesures peuvent être mises en place. Si 

la visio est interne à l’entreprise, mais dans des locaux différents, vous pouvez utiliser un réseau privé. Si vos équipes sont en télétravail, dans ce cas, le wifi doit être sécurisé pour que d’autres ne prennent pas la bande passante. Par ailleurs, c’est une garantie pour la protection des données. En cas de bande passante engorgée, il est possible de couper les applications qui consomment beaucoup et inutiles au moment de la visio ou encore de passer sur la data (4G, 5G) sur mobile. 

Gestion des salles de réunion : Comment optimiser l’espace pour la vidéoconférence ?

Vous avez une petite salle de réunion dans les locaux de votre société ? Voici les conseils de Callink.

• L’idéal est de ne pas dépasser 6 participants et d’installer une table ronde, pour que tout le monde soit dans le champ de vision. N’ajoutez pas d’autres meubles que les chaises. 
• Fixez l’écran de visio au mur en face de la table. 
• Faites passer les câbles sous la table.
• Privilégiez une barre vidéo autonome, qui fonctionne sans pc grâce au cloud, et se fixant directement à l’écran. 
• Investissez dans une webcam où vous pouvez modifier l’angle et l’inclinaison.

Les avantages économiques de la visioconférence

Réduction des coûts de déplacement et d’hébergement

Organiser une réunion à distance est très avantageux pour les entreprises dont les collaborateurs se trouvent aux 4 coins de la France ou à l’international. Cela permet de faire des points réguliers et de créer du lien, sans avoir à payer des déplacements, des hébergements, la restauration… La visio est donc très économique et c’est également bon pour le bilan carbone des entreprises. 

Les versions gratuites vs. les versions payantes : Quel est le meilleur choix pour votre entreprise ?

Avec un logiciel de visio accessible de manière gratuite, vous n’avez pas accès à toutes les fonctionnalités. Vous êtes notamment limité dans la durée des réunions. Pour vous éviter de devoir interrompre votre conférence vidéo au bout d’une heure ou de la relancer, la version payante s’avère plus appropriée. 

Comment la visioconférence peut-elle augmenter la productivité et l’efficacité ?

La visio permet des échanges immédiats entre plusieurs interlocuteurs. En termes de productivité et d’efficacité, l’entreprise est donc gagnante, puisque cela permet de transmettre une même information à tous les participants et au même moment, mais aussi de prendre rapidement des décisions (résolution de problèmes, répartition des tâches…). 

C’est également plus facile de fixer un rendez-vous à distance qu’en présentiel, en fonction des plannings de chacun, étant exemptés de déplacement. Enfin, la visio permet de décrocher des contrats à l’international plus facilement. 

Les défis et les solutions de la visioconférence

Il n’est pas rare de voir gérer quelques petites difficultés au moment de faire une vidéoconférence. Maintenant, dans la majorité des cas, cela peut s’anticiper pour que le problème ne se présente pas.

Comment gérer les problèmes techniques courants ?

Si un participant ou vous rencontrez un problème de connexion, commencez par vérifier le débit de la connexion internet. Parfois, il peut être nécessaire de fermer les applications inutiles qui consomment de la bande passante ou de passer uniquement en audio. 

Si une personne n’arrive pas à se faire entendre des autres, il faut vérifier que le micro est bien activé ou encore que c’est le bon micro qui est sélectionné. Attention également, si le micro fonctionne en Bluetooth. Il doit être activé. Pour éviter d’avoir un son est de mauvaise qualité, investissez dans un micro-casque avec réduction du bruit de fond.

La formation et l’utilisation : Comment s’assurer que votre équipe est à l’aise avec les outils ?

Pour éviter une mauvaise utilisation, entraînant une perte de temps et de productivité, la formation des collaborateurs au logiciel de vidéoconférence est une bonne solution. Cela permet de savoir comment utiliser la bonne version, se connecter, utiliser les fonctionnalités, comme le partage de documents ou l’enregistrement de la visio…

Comment Callink peut aider votre entreprise à tirer le meilleur parti de la visioconférence ?

Vous êtes à la recherche d’une solution pour mettre en place des visioconférences avec vos collaborateurs ? Callink peut vous aider à trouver le bon logiciel de visio, mais aussi vous conseiller dans l’achat du matériel. En effet, Callink propose des packs pour avoir tous les outils nécessaires. Vous pouvez aussi souscrire une offre d’accès internet au meilleur prix, en fonction de votre zone géographique.